Flowcharts

Beispiel: Lenkung von Dokumenten (ISO 9001, ISO 13485)
Beispiel: Lenkung von Dokumenten
(ISO 9001, ISO 13485)

Flowcharts sind Diagramme, die einen Ablauf oder Prozess repräsentieren. Ein Flowchart kann ebenfalls zur grafischen Darstellung für einen Algorithmus verwendet werden. Flowcharts sind insbesondere zur Darstellung von regulierten Prozessen, z.B. zum Nachweis der Umsetzung der ISO 9001 oder ISO 13485, sehr verbreitet.

Inhaltsverzeichnis

  1. Flowcharts im Geschäftsprozessmanagement
  2. Elemente
    1. Basiselemente
      1. Pfeil, Linie
      2. Terminal
      3. Prozess
      4. Vordefinierter Prozess
      5. Entscheidung
      6. Input / Output
      7. Annotation
    2. Konnektoren
      1. On-Page-Konnektor
      2. Off-Page-Konnektor
    3. Weitere Symbole
      1. Datenbank
      2. Dokument
      3. Multiple Dokumente
      4. Manuelle Operation
      5. Manuelle Eingabe
      6. Preparation

Flowcharts im Geschäftsprozessmanagement

Neben Flowcharts gibt es noch viele weitere Notationen. Besonders für Geschäftsprozesse hervorzuheben sind hierbei BPMN und DCR-Graphen, da Diagramme in diesen Notationen in Pertuniti nicht nur modelliert werden können, sondern auch ausführbar sind. BPMN wird hier ähnlich wie ein Flowchart mit einem Fokus auf den Sequenzfluss von Aktivitäten modelliert, während in DCR-Graphen der Fokus auf den Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten liegt, d.h. mit DCR-Graphen kann in der Regel bei der Ausführung mehr Variabilität ermöglicht werden.

Während Flowcharts im Geschäftsprozessmanagement insbesondere für die Zertifizierung, z.B. nach ISO 9001 oder ISO 13485, noch breite Verwendung finden, raten wir von der Verwendung zu diesem Zweck ab: In der Regel werden Flowcharts in Tools ohne Fokus auf Ausführbarkeit, z.B. Microsoft Visio oder Microsoft PowerPoint, modelliert — ohne direkten Draht zur Ausführung der Prozesse veralten Modelle entsprechend schnell. Die vielen Symbole der eigentlich sehr einfachen Notation machen es dabei dennoch nötig, dass Leser zumindest eine Einführung oder Legende erhalten, was einen ähnlichen Aufwand wie für BPMN oder DCR-Graphen verursacht. (Auditoren, die Geschäftsprozesse mit Flowcharts verstehen, kennen in den meisten Fällen auch BPMN.)

Hinweis: Das Datenmodell von Flowcharts in Pertuniti legt, entgegen dem Vergleich mit Microsoft Visio oder Microsoft PowerPoint, tatsächlich einen Fokus auf die Semantik der modellierten Elemente. Möglicherweise bieten wir in Zukunft auch eine Engine zur Ausführung dieser Notation an. In diesem Fall möchten wir jedoch nur die Transition zu ausführbaren Prozessen erleichtern und raten grundsätzlich unverändert von Flowcharts fürs Geschäftsprozessmanagement ab.

Elemente

Basiselemente

Pfeil, Linie

Ein Pfeil zeigt den Sequenzfluss von Operationen, vom Quell- zum Zielelement. Pfeile an Entscheidungen werden mit einer Bedingung bzw. mit dem Ergebnis der Entscheidung annotiert.

Während allgemein auf die Pfeilspitze verzichtet werden kann, sofern die Richtung eindeutig ist, werden in Pertuniti Pfeilspitzen generell angezeigt. Eine eindeutige Darstellung soll Fehlinterpretationen sowohl von menschlichen Lesern als auch Workflow-Engines vermeiden.

Terminal

Markiert den Start oder das Ende eines Programms bzw. Prozesses. Die Unterscheidung in Start und Ende wird typischerweise durch ein- bzw. ausgehende Pfeile klar, sollte aber immer auch in der Beschriftung des Terminals ausgedrückt werden, z.B. "Start".

Prozess

Ein Prozess repräsentiert eine Menge an Operationen, eine Aufgabe oder eine Aktion. In BPMN entspräche dieses Element einer einfachen Aktivität. Die Beschriftung des Prozesses beinhaltet in der Regel ein Verb, z.B. "Prüfen des Dokuments".

Vordefinierter Prozess

Ein vordefinierter Prozess referenziert einen Prozess, der an anderer Stelle definiert wird, d.h. in der Regel in einem anderen Diagramm. In der Softwareentwicklung wird dieses Element zur Repräsentation einer Subroutine verwendet. Im Geschäftsprozessmanagement kann es auf einen anderen Prozess verweisen oder einen Subprozess darstellen.

Insgesamt können vordefinierte Prozesse zur Dekomposition eines großen Diagrammes verwendet werden, unabhängig von der Domäne, in der modelliert wird.

Entscheidung x < 20

Eine Entscheidung steuert, welchen weiteren Pfeilen im Prozessmodell gefolgt wird. Sie kann als Frage formuliert sein, mit deren möglichen Antworten die von der Entscheidung ausgehenden Pfeile annotiert sind — oder die Pfeile beinhalten die Bedingungen, nach denen der jeweilige Pfad gewählt wird.

In BPMN wurde das Verhalten von XOR- und Inclusive-Gateways so definiert, dass zum Entscheidungszeitpunkt bereits alle Informationen für die konkrete Entscheidung vorliegen. Dieses Verhalten kann für einen späteren Wechsel auf BPMN oder andere Notationen als Best Practice übernommen werden: Ist für die Entscheidung eine Prüfung notwendig, sollte diese vor der Entscheidung als Prozess oder vordefinierter Prozess modelliert werden. Wird auf Ereignisse gewartet, die zum ersten "ankommen" an der Entscheidung noch nicht bekannt sind, sollte via Annotation darauf hingewiesen werden.

Input Output

Input- bzw. Output-Elemente repräsentieren den Ein- bzw. Ausgang von Daten oder Ergebnissen. Dieses Element kann beschreiben, welche Daten ein- bzw. ausgehen, aber auch die Aktivität des Daten sammelns oder generierens, z.B. "Daten erheben" oder "Report generieren".

Es macht Sinn, Aktivitäten, die über die simple Anzeige oder Eingabe von Daten hinausgehen, als zusätzlichen Prozess oder vordefinierten Prozess zu modellieren.

Annotation

Annotationen können verwendet werden, um einzelne Elemente eines Diagrammes weiter zu kommentieren, um z.B. über das Modell hinausgehende Bedingungen ("durchzuführen vom QMB") oder den Grund der Aktivität ("siehe ISO 9001:2015, Kapitel 5.1") klarzustellen.

Konnektoren

On-Page- Konnektor Ref </text>

Mit On-Page-Konnektoren können weit auseinanderliegende Elemente eines Diagrammes verbunden werden. Sie werden paarweise verwendet und gleich benannt. Ein Quell-Konnektor empfängt einen eingehenden Sequenzfluss und reicht diesen an den Ziel-Konnektor weiter.

Alternativ kann für den gleichen Zweck auch ein Paar von Off-Page-Konnektoren verwendet werden.

Off-Page- Konnektor Seite 2

Mit Off-Page-Konnektoren können weit auseinanderliegende Elemente oder Elemente aus unterschiedlichen Diagrammen verbunden werden. Sie werden paarweise verwendet, aber möglicherweise unterschiedlich benannt (z.B. "Seite 2" und "Seite 42"). Ein Quell-Konnektor empfängt einen eingehenden Sequenzfluss und reicht diesen an den Ziel-Konnektor weiter.

Für die Verwendung im gleichen Diagramm kann für den gleichen Zweck auch ein Paar von On-Page-Konnektoren verwendet werden.

Weitere Symbole

Datenbank

Datenbanken können als Konkretisierung von Input-/Output-Elementen verwendet werden und repräsentieren tatsächliche Datenbanken, Dateien oder allgemein Direktzugriffsspeicher (direct access storage).

Die Modellierung von Datenbanken als Zylinder entspricht der Form früher üblicher Massenspeicher: Trommelspeicher, Festplatten (Stapel magnetischer rotierender Platten) und Magnetbänder.

Dokument

Ein Dokument kann als Konkretisierung eines Input-/Output-Elements verwendet werden und repräsentiert eine einzelne Datei, ein einzelnes Dokument oder ein physisches Schriftstück. Mehrere zusammengehörige oder ähnliche Dokumente können als multiple Dokumente modelliert werden.

Multiple Dokumente

Multiple Dokumente können als Konkretisierung eines Input-/Output-Elements verwendet werden und repräsentieren mehrere Dateien, Dokumente oder physische Schriftstücke.

In Pertuniti kann dieses Element dadurch erstellt werden, dass ein Dokument zum Diagramm hinzugefügt wird und die Eigenschaft "Multiple Dokumente" auf wahr gesetzt wird.

Manuelle Operation

Manuelle Operationen beschreiben Operationen oder Anpassungen am Prozess, die ausschließlich manuell durchgeführt werden können. Dieses Element kann als Konkretisierung eines Prozesses verwendet werden.

Manuelle Eingabe

Eine manuelle Eingabe kann als Konkretisierung eines Input-Elements verwendet werden — um die manuelle Eingabe von Daten darzustellen. Das Symbol entspricht daher der Seitenansicht einer Tastatur.

Preparation

Ursprünglich war eine Preparation für vorbereitende Tätigkeiten einer Aufgabe wie das manuelle Setzen von Schaltern oder Indexregistern gedacht — und kann mit heutiger Semantik als Konkretisierung eines Prozesses als vorbereitende Tätigkeit einer anderen Aktivität interpretiert werden.

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