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Wordvorlagen

Die Verwaltung der Wordvorlagen erfolgt durch drei Bereiche:

  1. Meine Vorlagen, unter denen man eigene Vorlagen verwalten kann
  2. Vorlagendateien, die die Basis für die Templates darstellen
  3. Schnipsel, die die Erstellung eigener Bausteine ermöglichen

Meine Vorlagen

Hier lassen sich bereits erstellte, eigene Vorlagen verwalten, sowie neue erstellen.

Die Templates sind in unterschiedlichen Varianten verfügbar. Diese lassen sich in der Übersicht auswählen. Hier können auch neue Varianten hinzugefügt werden. Über das Flaggensymbol ganz links lässt sich mit einem Klick die Sprache ändern. Varianten können auch für verschiedene Regionen erstellt werden, beispielsweise für Geschäftsbriefe.

Wählt man nun eine Variante an, erhält man folgende Optionen:

Die Zahl hinter „Versionen“ zeigt an, wie viele Versionen vorhanden sind. Hier können Sie auch Vorlagen auf ältere Versionen zurücksetzen. Vorlagen lassen sich auch duplizieren, um Anpassungen an verschiedenen Varianten vornehmen zu können.

Code

Unter Code lassen sich mithilfe der Schnipsel die Vorlagen auf simple Art und Weise programmieren. Da diese Eingaben extrem flexibel sind, kann man Vorlagen ganz einfach ergänzen und anpassen. Diese Schnipsel können per Drag-and-Drop verschoben werden.

Ausführlichere Erklärungen zum Code finden sich in den technischen Erklärungen, hier sollen nur einige Elemente beispielhaft vorgestellt werden.

Text muss als String eingegeben werden, das heißt, bei Ausdrücken muss der Text von Anführungszeichen umschlossen sein.

Beispiel:
ABC "ABC"

Werden zwei Strings miteinander verbunden, geschieht das mittels Konkatenation.

Beispiel:
A + B + C "A" + "B" + "C" (= "ABC" )

Durch logische Operatoren lassen sich Aussagen über die Beziehungen zweier Argumente zueinander treffen:

Operator Semantik
A < B Kleiner
A <= B Kleiner gleich
A > B Größer
A >= B Größer gleich
A == B Gleich
A != B Ungleich
A and B Und (beide Bedingungen erfüllt)
A or B Oder (eine oder beide Bedingungen erfüllt)

An einem Beispiel soll gezeigt werden, wie eine Wenn-dann-sonst-Verzweigung prüft, ob für den Empfänger ein Nachname eingetragen wurde:

Hier wird geprüft, ob überhaupt ein Empfänger existiert (recipient != null: für die Variable recipient existiert ein Wert, der ungleich (!=) einem leeren Wert (null) ist. Hier wird unterschieden zwischen 0 als Zahl und null für einen leeren Wert.), UND ob für diesen Empfänger ein Nachname eingetragen wurde, das Feld also keinen leeren String enthält.

Ist diese Bedingung - also beide Teilbedingungen - erfüllt, wird der Befehl im Absatz ausgeführt, in diesem Fall der Text ausgegeben.

Neue Bausteine im Code hinzufügen

Mit dem -Symbol lassen sich neue Bausteine hinzufügen.

Hier kann man neue Absätze einfügen, Variablen oder Serienbrieffelder setzen, Wenn-dann-sonst-Bedingungen festlegen, zwei verschiedene Arten von Schleifen einfügen, Gruppen erstellen, sowie Schnipsel einfügen.

Im Folgenden sollen die einzelnen Einfügeoptionen genauer erklärt werden:

Absatz

Innerhalb eines Absatzes kann man weitere Bausteine hinzufügen. Diese unterscheiden sich von den Bausteinen, die man in der Gesamtübersicht hinzufügen kann: hier kann man keinen weiteren Absatz in den Absatz einfügen. Außerdem stehen nur manche Schnipsel zur Auswahl.

Der Text innerhalb des Absatzes lässt sich mit den Buttons links formatieren, sowie mit den Buttons rechts oben ausrichten.

Variable setzen

Durch die Header kann man neue Variablen einführen.

Fügt man nun als neuen Baustein eine Variable ein, kann man aus den angelegten Variablen wählen und diesen einen Wert zuweisen.

Variablen können nur im Code verwendet werden. Bei Variablen wird immer ihr Wert als Datentyp der Variable übernommen.

Serienbrieffeld setzen

Auf die selbe Weise lassen sich Serienbrieffelder setzen. Diese werden als solche auch im generierten Worddokument angezeigt. Ihr Ausdruck wird immer als Text interpretiert.

Wenn-dann-sonst

Mithilfe der Wenn-dann-sonst-Funktion lassen sich Bedingungen prüfen und Konsequenzen für die Erfüllung im „Dann“-, bzw. Nicht-Erfüllung im „Sonst“-Feld vorgeben.

Schleifen

Für jedes-Schleife

Diese Schleife führt den Befehl im Absatz-Feld für jedes Element aus dem angegebenen Bereich, das die Kriterien erfüllt, aus.

Solange-Schleife

Diese Schleife führt den Befehl im Absatz-Feld so lange aus, wie die Bedingung im oberen Feld erfüllt ist.

Endlosschleifen sind hier möglich, werden allerdings nach 5.000 Durchläufen gestoppt. Die Grenze kann auf Kundenwunsch nach oben gesetzt werden.

Gruppe

Durch Gruppen lassen sich mehrere Schnipsel zu Einheiten zusammenstellen.

Werden diese Bausteine falsch zusammengestellt, lässt es das Programm zwar zu, gibt jedoch eine Fehlermeldung aus:

Vorlagendateien

Vorlagendateien bilden die Basis für die Erstellung der Templates. Hier kann man eigene Vorlagen hochladen, wie zum Beispiel eine Vorlage für die Unternehmens-CI, die nicht oft geändert wird und jedem erstellten Dokument zugrunde liegen soll. Hier lassen sich Vorlagen verwalten und neue hinzufügen. Auch hier ist es durch den Versionsverlauf möglich, Vorlagen auf frühere Versionen zurückzusetzen. Zum Test kann man sich die entsprechenden Vorlagen direkt über den -Button herunterladen. Die dadurch generierten Dateien sind fertige Dokumente mit Feldern, die ähnlich wie Serienbrieffelder aufgebaut sind. Auf diese Serienfelder hat man hier allerdings keinen Zugriff, man kann sie lediglich setzen.

Windows | macOS
Windows | macOS

Schnipsel

Mithilfe der Schnipsel lassen sich Textbausteine erstellen und verwalten. Wir bieten fertige Schnipsel, wie beispielsweise Anrede und Schluss, bereits fertig integriert an. Diese sind selbstverständlich individuell anpassbar.

Das Anlegen eines neuen Schnipsels erfolgt über ein Dialogfeld:

Dabei wählt man einen Namen und legt fest, ob der Schnipsel auf der Absatz-, der Text-, oder beiden Ebenen sichtbar sein soll. Mehr Informationen zu diesen Labels finden sich in den technischen Erklärungen.